Edukacja i kariera

System ATS a gromadzenie danych kandydatów: czy administrator musi dbać o ich bezpieczeństwo?

Rekrutacja pracowników to jeden z tych elementów prowadzenia firmy, który na przestrzeni ostatnich lat bardzo mocno ewoluował. Duża w tym zasługa Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, czyli RODO. Jak zadbać o bezpieczeństwo informacji, jakie gromadzimy w trakcie naborów?

System do zarządzania rekrutacjami a ochrona danych — co trzeba wiedzieć?

RODO wprowadziło do działalności gospodarczych wiele nowych zasad. Trudno dyskutować z tym, że same przepisy i położenie dodatkowego nacisku na bezpieczeństwo danych to krok w dobrą stronę, jednak trzeba też zwrócić uwagę na to, że przedsiębiorcy muszą patrzeć teraz na sporo ważnych kwestii.

RODO kładzie duży nacisk nie tylko na prywatność. Autorzy zdefiniowali siedem podstawowych zasad, które są później rozwijane w kolejnych artykułach. Są to:

  • zasada rzetelności,
  • zasada ograniczania celu,
  • zasada minimalizacji danych,
  • zasada prawidłowości,
  • zasada ograniczenia przechowywania,
  • zasada poufności,
  • zasada rozliczalności.

W praktyce skutkuje to tym, że przedsiębiorcy, którzy prowadzą rekrutacje, muszą dokładnie patrzeć m.in. na zgody oraz na to, czy informacje są zapisywane na odpowiednio zabezpieczonych nośnikach. Na szczęście na rynku są dostępne narzędzia, które ułatwiają im tę pracę np. system ATS oferowany przez ElevatoSoftware.

Oprogramowanie polskiej firmy oferuje wiele rozbudowanych możliwości. To o wiele więcej, niż automatyczne zarządzanie zgodami osobowymi. Ogromnym wyróżnikiem, który na pewno docenią pracownicy działu HR są notyfikacje o kończących się zgodach. Dlaczego są one tak ważne?

Załóżmy, że w niedawno przeprowadzonym naborze zatrudniliśmy jedną osobę, ale na liście mamy jeszcze co najmniej kilku świetnych kandydatów, którym chętnie zaoferowalibyśmy pracę w przyszłości, gdy tylko działalność będzie dysponować odpowiednim kapitałem.

Zgodnie z literą prawa, zgody na przetwarzanie danych są ważne przez pewien czas. System do rekrutacji przypomni o tym, że wkrótce będzie trzeba usunąć dane kandydatów z bazy. Ale to nie wszystko – w ustalonym czasie przed wygaśnięciem zgody kandydata, np. 30 dni, system wyśle do kandydata wiadomość z informacją o planowanym usunięciu danych oraz linkiem, który pozwoli kandydatowi lub kandydatce przedłużyć zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach. To prosty, a jednocześnie skuteczny sposób, by nadal móc przetwarzać dane i zaoferować takiej osobie pracę w przyszłości. Jeśli kandydat nie przedłuży zgody i rzeczywiście trzeba będzie usunąć jego dane, system zrobi to automatycznie w odpowiednim dniu – rekruter nie musi o tym pamiętać. 

Sprawdzony system rekrutacyjny powinien też obsługiwać raportowanie, aby administrator zawsze był na bieżąco i wiedział, że dane wszystkich kandydatów są przechowywane na odpowiednio zabezpieczonym serwerze, co także wynika z rozporządzenia RODO. 

Jakie dodatkowe funkcje powinien wspierać software rekrutacyjny?

ATS, czyli Applicant Tracking System, nie powinien skupiać się tylko i wyłącznie na ochronie danych osobowych. Powinno to być raczej uniwersalne narzędzie, dzięki któremu uda nam się zautomatyzować każdy etap pozyskiwania pracownika w naszej organizacji.

Warto zwrócić uwagę na to, czy software pozwala na przykład na dynamiczne publikowanie ogłoszeń o pracę w popularnych serwisach zewnętrznych, jak Jooble, FachPraca, czy OLX. Atutem będzie też możliwość zintegrowania platformy z naszymi social mediami: Facebookiem, Twitterem czy LinkedIn. 

Duże firmy, które w tym samym czasie prowadzą różne rekrutacje, na przykład działalności wyspecjalizowane w tym obszarze rynku, na pewno docenią też możliwość pracy nad kilkoma projektami oraz tryb obsługi wielu kont użytkowników i zarządców procesu.

Dlaczego ochrona danych osobowych kandydatów jest tak ważna?

Bardzo ważne jest tutaj kryterium finansowe. Kary, jakie mogą zostać zasądzone wobec naszej organizacji, są ogromne. Firmy można ukarać do kwoty 10 milionów euro (lub 2% całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku). 

Dwa razy więcej zapłacimy (20 milionów euro lub 4% światowego obrotu) zapłacimy za poważniejsze wykroczenia, na przykład za niedopilnowanie warunków pozyskania zgody. W Polsce było już kilka sytuacji, kiedy UODO zasądził grzywny liczone w milionach złotych. Lepiej więc dmuchać na zimne i skorzystać z dedykowanego oprogramowania ATS, które w dużej mierze automatyzuje cały proces zarządzania zgodami.

You may also like